Niniejsza polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe w aplikacji mobilnej Active Kids Lublin („Aplikacja”), przeznaczonej dla rodziców i opiekunów kursantów oraz kadry szkoły pływania Active Kids w Lublinie.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Active Kids- Małgorzata Zimna, NIP 9462492893, REGON 061268608, adres: ul. Przyjaźni 9 lok. 8, 20-314 Lublin („Szkoła”, „my”).
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt.activekids@gmail.com.
2. Kto korzysta z Aplikacji
Aplikacja jest narzędziem wewnętrznym Szkoły. Konta w Aplikacji mają wyłącznie osoby dorosłe: rodzice/opiekunowie prawni kursantów oraz kadra Szkoły (administrator, trenerzy). Dzieci nie zakładają kont i nie korzystają z Aplikacji samodzielnie. Konto rodzica można aktywować tylko wtedy, gdy Szkoła wcześniej zapisała dziecko na zajęcia i posiada numer telefonu opiekuna.
3. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy
3.1 Dane rodziców / opiekunów
- imię i nazwisko, numer telefonu — podane Szkole przy zapisie dziecka na zajęcia (formularz zapisu, rozmowa, wiadomość);
- dane logowania — numer telefonu jako identyfikator oraz hasło ustawione przez Ciebie w Aplikacji (hasło przechowywane jest wyłącznie w postaci zaszyfrowanej przez usługę Firebase Authentication; Szkoła nie ma do niego dostępu);
- zgłoszenia nieobecności dziecka, które wysyłasz w Aplikacji;
- identyfikator urządzenia do powiadomień push (token), jeśli wyrazisz zgodę na powiadomienia.
3.2 Dane kursantów (dzieci i dorosłych uczestników)
- imię i nazwisko, wiek, przypisanie do grupy zajęciowej, semestr;
- obecności na zajęciach, odrabianie zajęć, zastępstwa;
- status płatności za semestr (opłacone / oczekuje / zaległość) — Aplikacja nie przetwarza płatności ani danych kart czy kont bankowych; pokazuje jedynie status wpisany przez Szkołę;
- notatki Szkoły dotyczące kursanta, o ile opiekun sam przekazał Szkole informacje istotne dla bezpieczeństwa zajęć (np. alergia). Informacje o zdrowiu przetwarzamy wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody opiekuna (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) i wyłącznie w zakresie, jaki opiekun sam wskazał; zgodę można w każdej chwili wycofać, kontaktując się ze Szkołą.
Dane kursantów wprowadza do Aplikacji Szkoła na podstawie umowy o udział w zajęciach. Opiekun widzi w Aplikacji wyłącznie dane swoich dzieci.
3.3 Dane kadry Szkoły
Imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu (login), rola w Aplikacji, przypisane grupy, wpisy w dzienniku zdarzeń (kto i kiedy wprowadził zmianę).
3.4 Dane techniczne
- Diagnostyka błędów: w razie awarii Aplikacja przesyła raport techniczny (rodzaj błędu, model urządzenia, wersja systemu i Aplikacji, identyfikator użytkownika). Nie zawiera on danych kursantów.
- Blokada biometryczna: jeśli włączysz odblokowanie odciskiem palca / Face ID, weryfikację wykonuje wyłącznie system operacyjny Twojego telefonu. Aplikacja ani Szkoła nie otrzymują żadnych danych biometrycznych.
- Aplikacja nie zbiera lokalizacji, nie korzysta z identyfikatorów reklamowych, nie zawiera reklam ani narzędzi śledzących.
4. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Organizacja zajęć: grafik, grupy, obecności, zastępstwa, komunikacja ze Szkołą | art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy o udział w zajęciach |
| Ewidencja płatności za zajęcia | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c — obowiązki podatkowe i rachunkowe |
| Prowadzenie konta użytkownika i logowanie | art. 6 ust. 1 lit. b |
| Powiadomienia push o odwołanych zajęciach i ogłoszeniach | art. 6 ust. 1 lit. b; zgoda systemowa na powiadomienia, którą możesz cofnąć w ustawieniach telefonu |
| Bezpieczeństwo, diagnostyka błędów, dziennik zdarzeń | art. 6 ust. 1 lit. f — prawnie uzasadniony interes (niezawodność i bezpieczeństwo usługi) |
| Informacje o zdrowiu kursanta przekazane przez opiekuna | art. 9 ust. 2 lit. a — wyraźna zgoda opiekuna |
5. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
Dane przechowujemy w chmurze Google Firebase (Google Ireland Ltd.) — baza danych znajduje się w regionie Warszawa (europe-central2). Korzystamy z usług Firebase Authentication (logowanie), Cloud Firestore (baza), Cloud Functions (logika serwerowa) i Firebase Cloud Messaging (powiadomienia).
Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie:
- Google Ireland Ltd. — infrastruktura Firebase / Google Cloud (region UE);
- Functional Software, Inc. (Sentry) — raporty błędów, serwery w Unii Europejskiej;
- 650 Industries, Inc. (Expo) — dostarczanie powiadomień push i aktualizacji Aplikacji; przetwarza wyłącznie token urządzenia; siedziba w USA — przekazanie na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
- Apple Inc. i Google LLC — jako operatorzy systemów powiadomień (APNs / FCM) na Twoim urządzeniu.
Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich w celach marketingowych. Dane mogą zostać ujawnione organom publicznym wyłącznie, gdy wymaga tego prawo.
6. Jak długo przechowujemy dane
- konto użytkownika (login, rola, token push) — do usunięcia konta przez Ciebie lub przez Szkołę;
- dane kursanta i obecności — przez okres udziału w zajęciach oraz do 3 lat po jego zakończeniu (przedawnienie roszczeń z umowy);
- ewidencja płatności — 5 lat od końca roku, w którym dokonano wpłaty (przepisy podatkowe);
- raporty błędów i dziennik zdarzeń — do 12 miesięcy;
- informacje o zdrowiu — do wycofania zgody lub zakończenia udziału w zajęciach, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
7. Usunięcie konta
Możesz usunąć swoje konto samodzielnie w Aplikacji: ikona konta w górnym pasku → „Usuń konto” → potwierdzenie. Usunięcie jest natychmiastowe i obejmuje: dane logowania, dokument roli w Aplikacji oraz tokeny powiadomień push.
Usunięcie konta w Aplikacji nie oznacza rezygnacji z zajęć. Dane kursanta (obecności, płatności) i dane kontaktowe opiekuna Szkoła zachowuje na podstawie umowy o udział w zajęciach i przepisów podatkowych — przez okresy wskazane w punkcie 6. Jeśli chcesz, aby Szkoła usunęła również te dane (po zakończeniu udziału w zajęciach), napisz do nas.
Jeśli nie masz już Aplikacji, możesz zgłosić usunięcie konta na stronie activekids-app.web.app/usun-konto.
8. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do swoich danych i danych swojego dziecka, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu (wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu) oraz wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem). Żądania kierujesz na kontakt.activekids@gmail.com. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.
Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
9. Bezpieczeństwo
Dane przesyłane są wyłącznie szyfrowanym połączeniem (TLS). Dostęp do danych ograniczają reguły bezpieczeństwa oparte na rolach: opiekun widzi wyłącznie swoje dzieci, trener — swoje grupy, administrator — dane Szkoły. Rejestracja konta rodzica jest weryfikowana po stronie serwera względem numeru telefonu w kartotece Szkoły. Aplikacja umożliwia dodatkową blokadę biometryczną na urządzeniu.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych opiekuna i kursanta jest warunkiem udziału w zajęciach. Korzystanie z Aplikacji jest dobrowolne — bez niej informacje o zajęciach i płatnościach otrzymasz od Szkoły w inny sposób (telefon, SMS).
11. Zmiany polityki
O istotnych zmianach poinformujemy w Aplikacji (ogłoszenie) i na tej stronie. Data ostatniej aktualizacji podana jest na górze dokumentu.